Samir Jajjawi Prozess-Analyse (Teil 1): Begriffserklärung und Varianten

Oftmals sind die Geschäftsprozesse in Unternehmen unnötig kompliziert, wenig effizient und fehlerhaft. So leidet im Endeffekt das Ergebnis hinsichtlich Zeit, Kosten und Qualität. Im Fokus von Prozess-Analysen und -optimierungen stehen oftmals Kernprozesse eines Unternehmens, wie z. B. ´Kundenakquisition/-betreuung´ oder ´Auftragsabwicklung´.

Die klassische Prozess-Analyse bietet sich weiterhin als Methode zur Ablaufoptimierung an. Diese möchte ich Samir Jajjawi als Prozess-Berater begrifflich erklären und Varianten der Prozess-Analyse vorstellen.

Begriffserklärung der Prozess-Analyse

Die Prozess-Analyse ist einerseits – richtig angewendet – ein strategisches Instrument zur Weiterentwicklung des Geschäftsmodells sowie andererseits Basis für ein Prozess-Controlling. Mit Hilfe der Prozess-Analyse wird jeder Prozess analysiert, dokumentiert und schließlich über eine Vielzahl von Verbesserungsmaßnahmen neu definiert. Dabei werden zunächst sogenannte Prozess-´KPI´ (Key Performance Indicators), also Kennzahlensysteme, für die die Messung der Prozesse gebildet. Hierdurch wird erreicht, dass die Prozessleistung quantifiziert wird und in der Folge der Prozess an messbaren Zielen ausgerichtet werden kann..

Bei der Prozess-Analyse gilt es, Qualitätsstandards zu gewährleisten sowie Durchlaufzeiten und Kosten zu minimieren. Zur Gewährleistung einer zügigen Prozess-Analyse und einer umsetzungsorientierten prozess-Optimierung empfehle ich Samir Jajjawi als Prozess-Berater die Mitarbeiter konsequent in das Projekt miteinzubeziehen.

Varianten der Prozess-Analyse

Da bei der Prozess-Analyse ein Prozess anhand des Vergleichs von Ist- und Sollzustand analysiert wird, ergeben sich hier zwei Varianten.

Die erste Variante ist der sogenannte Top-Down-Ansatz. Dabei wird ein Prozess von der Unternehmensleitung ausgehend in die einzelnen Kernprozesse, Teil-Prozess und Prozessschritte aufgespaltet.

Dem gegenüberstehend werden bei der zweiten Variante der Prozess-Analyse die einzelnen Schritte und Teile zum ganzheitlichen Prozess zusammengefasst. Diese Variante wird Bottom-Up-Ansatz genannt.

Bei der Prozess-Analyse können eine Vielzahl von Techniken und Methoden angewendet werden, wie beispielsweise das Benchmarking, die Brown-Paper-Methode oder die Schwachstellenanalyse.

Samir Jajjawi Prozess-Fazit: Die Wahl des Ansatzes und der eingesetzten Tools bei der Prozess-Analyse hängt vom Unternehmen ab

Unternehmen haben in der Regel die Wahl, wie sie bei der Prozess-Analyse vorgehen. Der richtige Ansatz ist dabei entscheidend, die einzelnen Tools sind dann die Schlussfolgerung daraus. Das Samir Jajjawi Prozess-Fazit dazu: Richten Sie sich nach der Art Ihres Unternehmens. Falls Ihr Unternehmen klar hierarchisch strukturiert ist, empfehle ich Samir Jajjawi den Top-Down-Ansatz bei der Prozess-Analyse. Dabei ist neben Mitarbeitergesprächen, Workshops etc. auch die Auswertung vorhandener Arbeits- und Organisationsunterlagen eine sinnvolle Hilfe für die Prozess-Analyse. Bei einer flachen Hierarchie bietet sich hingegen der Bottom-Up-Ansatz an, wobei hier ein großes Augenmerk auf gut strukturierte Mitarbeiterinterviews gelegt werden sollte.

[Quelle: Wikipedia] | [Bild: Ines Seidel]